PENGERTIAN
Menurut F X Soedjadi, Laporan adalah penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggung jawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. Dan salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi misalnya, kerja sama di antara atasan dan bawahan bias dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bias efektif, ada beberapa syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik, yaitu :
- Clear. kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
- Mengenai Sasaran Permasalahan. Suatu laporan harus menghindari pemakaian kata-kata yang membingungkan dan harus mengenai sasaran permasalahan yang dibahas.
- Complete. Suatu laporan harus mencakup kelengkapan seperti : sudah terselesaikannya permasalahan yang dibahas, pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan.
- Tepat Waktu dan Cermat. Ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up-nya.
- Tetap. Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
- Objective dan Factual. Pembuatan laporan harus berdasarkan fakrta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
- Proses Timbal Balik. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat pembaca. Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun pembaca laporan.
LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN LAPORAN
- Pengumpulan Data dan Fakta
- Pemindahan Tabulating Data dan Fakta
- Membuat Kerangka Laporan
sumber :
e-learning gunadarma
